Online-Besprechungen mitschreiben lassen – mit Einwilligung und Aktenbezug
Der Besprechungsassistent nimmt an Terminen in Microsoft Teams, Google Meet oder Zoom teil und liefert ein deutsches Transkript mit Sprechernamen und Zeitmarken. Aufgezeichnet wird erst nach bestätigter Einwilligung.
Besprechungsassistent
Funktionen im Überblick
Teams, Google Meet und Zoom
Sie fügen den Besprechungslink ein. Der Assistent tritt als sichtbarer Teilnehmer bei und kündigt sich im Chat an.
Einwilligung vor der Aufnahme
Ohne bestätigte Einwilligung, Information der Teilnehmenden und Angabe der Form (mündlich oder schriftlich) startet keine Aufzeichnung. Ein Widerruf ist möglich.
Transkript mit Sprechern und Zeitmarken
Deutsches Transkript, Sprechernamen aus der Teilnehmerliste der Plattform, jede Passage mit Zeitangabe.
Vermerk in die Akte
Nach Ihrer Durchsicht speichern Sie Aktenvermerk, Aufgaben und einen Zeiteintrag in der verknüpften Akte.
Nur Ton, kurze Aufbewahrung
Kein Video. Die Aufnahme wird binnen 24 Stunden gelöscht, das Transkript nach 30 Tagen zur Löschung vorgemerkt.
Planbares Minutenkontingent
60, 180 oder 360 Besprechungsminuten pro Nutzer und Monat, je nach Tarif. Es gibt keine automatischen Mehrkosten.
Besprechungsassistent – Überblick
Mandantengespräche und interne Abstimmungen finden längst per Video statt, die Mitschrift bleibt Handarbeit. Der Besprechungsassistent übernimmt sie: Sie fügen den Besprechungslink ein, verknüpfen auf Wunsch eine Akte und planen den Termin bis zu sieben Tage im Voraus.
Zum Termin tritt ein Teilnehmer mit dem Namen „AnwaltGPT Besprechungsassistent" bei und weist im Chat der Besprechung auf sich hin. Er zeichnet nicht auf, bevor die Einwilligung der Beteiligten bestätigt ist. Aufgenommen wird ausschließlich der Ton.
Nach der Besprechung erhalten Sie ein Transkript in deutscher Sprache. Die Sprechernamen stammen aus der Teilnehmerliste der Plattform, jede Passage trägt eine Zeitmarke. Auf dieser Grundlage schreiben Sie Ihren Aktenvermerk und speichern ihn nach Ihrer Durchsicht zusammen mit Aufgaben und einem Zeiteintrag in der Akte.
Die Tonaufnahme wird beim Aufzeichnungsdienst innerhalb von 24 Stunden gelöscht, das Transkript ist nach 30 Tagen zur Löschung vorgemerkt.
Einwilligung und Transparenz
Vertrauliche Gespräche dürfen nicht nebenbei aufgezeichnet werden. Deshalb ist die Einwilligung fester Teil des Ablaufs: Der Assistent ist für alle sichtbar, meldet sich im Chat der Besprechung und beginnt erst, wenn die Organisatorin oder der Organisator die Einwilligung bestätigt hat. Hinweistexte für Ihre Mandanten stellen wir als Vorlage bereit; ob und wie Sie Besprechungen aufzeichnen dürfen, prüfen Sie für Ihre Kanzlei selbst.
Kontingent je Tarif
Standard enthält 60 Besprechungsminuten pro Nutzer und Monat bei höchstens 60 Minuten je Besprechung. Premium enthält 180 Minuten bei höchstens 120 Minuten je Besprechung, Premium Plus 360 Minuten bei höchstens 180 Minuten und zwei gleichzeitigen Besprechungen. In einem Workspace werden die Minuten der Plätze zusammengerechnet. Eine neue Besprechung setzt mindestens zehn freie Minuten voraus. Im Free-Plan ist der Assistent nicht enthalten.
Was der Assistent nicht tut
Er nimmt keine Präsenztermine oder Telefonate auf und verarbeitet keine hochgeladenen Audiodateien – dafür gibt es die Transkription. Er tritt nicht automatisch Ihren Kalenderterminen bei, zeichnet kein Video auf und transkribiert ausschließlich Deutsch. Den Aktenvermerk verfassen und prüfen Sie; das Transkript ist die Grundlage, nicht der Vermerk selbst.
Häufig gestellte Fragen
Welche Plattformen werden unterstützt?
Microsoft Teams, Google Meet und Zoom, jeweils über den direkten Besprechungslink.
Merken die anderen Teilnehmenden, dass aufgezeichnet wird?
Ja. Der Assistent erscheint als eigener Teilnehmer mit dem Namen „AnwaltGPT Besprechungsassistent" und schreibt einen Hinweis in den Chat. Die Aufzeichnung beginnt erst nach bestätigter Einwilligung.
Wie lange werden Aufnahme und Transkript gespeichert?
Die Tonaufnahme wird beim Aufzeichnungsdienst innerhalb von 24 Stunden gelöscht. Das Transkript ist nach 30 Tagen zur Löschung vorgemerkt. Was Sie als Vermerk in der Akte speichern, bleibt dort.
Erstellt die KI den Aktenvermerk automatisch?
Sie erhalten das Transkript mit Sprechern und Zeitmarken. Den Vermerk verfassen Sie auf dieser Grundlage und speichern ihn nach Ihrer Durchsicht in der Akte.
Was kostet der Besprechungsassistent?
Er ist ab dem Standard-Tarif enthalten: 60, 180 oder 360 Minuten pro Nutzer und Monat in Standard, Premium und Premium Plus. Ist das Kontingent aufgebraucht, startet keine neue Aufzeichnung; Mehrkosten entstehen nicht automatisch.
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